Τα προσκλητήρια γάμου συνήθως στέλνονται αρκετές εβδομάδες πριν από την ημερομηνία, ώστε οι καλεσμένοι να έχουν χρόνο να οργανώσουν την παρουσία τους.
Δεν υπάρχει όμως μία ημερομηνία που να είναι σωστή για κάθε γάμο. Ο κατάλληλος χρόνος εξαρτάται από το πού πραγματοποιείται η τελετή, πόσοι καλεσμένοι ταξιδεύουν, αν απαιτείται διαμονή και πόσο νωρίς χρειάζεστε τις απαντήσεις RSVP.
Σε αυτόν τον οδηγό θα δούμε πότε στέλνουμε προσκλητήρια γάμου, πότε χρειάζεται να ενημερώσετε νωρίτερα τους καλεσμένους και πώς αλλάζει η διαδικασία όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό προσκλητήριο.
Πόσο καιρό πριν στέλνουμε τα προσκλητήρια γάμου;
Για έναν γάμο στον οποίο οι περισσότεροι καλεσμένοι βρίσκονται στην ίδια πόλη ή μπορούν να μετακινηθούν εύκολα, μία πρακτική περίοδος είναι περίπου 2 έως 3 μήνες πριν από τον γάμο.
Αυτό δίνει στους καλεσμένους χρόνο να οργανώσουν το πρόγραμμά τους και παράλληλα επιτρέπει στο ζευγάρι να συγκεντρώσει τις επιβεβαιώσεις παρουσίας αρκετά πριν από την εκδήλωση.
Αν όμως αρκετοί καλεσμένοι χρειάζεται να ταξιδέψουν, η ενημέρωση καλό είναι να γίνεται νωρίτερα.
Πότε πρέπει να σταλούν νωρίτερα;
Υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι καλεσμένοι χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να οργανωθούν.
Για παράδειγμα:
- αν ο γάμος γίνεται σε νησί
- αν πρόκειται για destination wedding
- αν αρκετοί καλεσμένοι μένουν στο εξωτερικό
- αν χρειάζεται κράτηση ξενοδοχείου
- αν η ημερομηνία βρίσκεται μέσα σε περίοδο αυξημένης ταξιδιωτικής κίνησης
- αν οι καλεσμένοι πρέπει να κλείσουν ακτοπλοϊκά ή αεροπορικά εισιτήρια
Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι χρήσιμο η πρώτη ενημέρωση να γίνεται αρκετούς μήνες νωρίτερα, ακόμη και αν το τελικό προσκλητήριο σταλεί αργότερα.
Τι είναι το Save the Date;
Το Save the Date είναι μία αρχική ενημέρωση προς τους καλεσμένους ότι ο γάμος θα πραγματοποιηθεί σε συγκεκριμένη ημερομηνία.
Δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει όλες τις λεπτομέρειες του γάμου.
Ο στόχος του είναι απλώς να βοηθήσει τους καλεσμένους να κρατήσουν διαθέσιμη την ημερομηνία, ιδιαίτερα όταν απαιτείται ταξίδι ή όταν ο γάμος έχει προγραμματιστεί αρκετούς μήνες αργότερα.
Πότε στέλνουμε Save the Date;
Ένα Save the Date μπορεί να σταλεί αρκετούς μήνες πριν από το επίσημο προσκλητήριο.
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν:
- ο γάμος γίνεται εκτός πόλης
- αρκετοί καλεσμένοι χρειάζεται να ταξιδέψουν
- η ημερομηνία είναι σε περίοδο διακοπών
- θέλετε να ενημερώσετε νωρίς χωρίς να έχουν οριστικοποιηθεί όλες οι λεπτομέρειες
Αργότερα, όταν έχουν επιβεβαιωθεί η εκκλησία, ο χώρος και το πρόγραμμα, μπορεί να σταλεί το πλήρες προσκλητήριο.
Πότε ζητάμε RSVP από τους καλεσμένους;
Η ημερομηνία RSVP πρέπει να σας αφήνει αρκετό χρόνο ώστε να οργανώσετε τον τελικό αριθμό καλεσμένων.
Δεν είναι χρήσιμο η προθεσμία να βρίσκεται πολύ κοντά στην ημέρα του γάμου, καθώς μπορεί να χρειάζεται να ενημερώσετε τον χώρο δεξίωσης, το catering ή άλλους συνεργάτες.
Γι’ αυτό είναι προτιμότερο να υπάρχει μία ξεκάθαρη ημερομηνία επιβεβαίωσης μέσα στο προσκλητήριο.
Αν θέλετε να δείτε αναλυτικά πώς λειτουργεί η επιβεβαίωση παρουσίας, διαβάστε τον οδηγό μας για το τι είναι το RSVP στον γάμο.
Πότε στέλνουμε ηλεκτρονικό προσκλητήριο γάμου;
Ο χρόνος αποστολής ενός ηλεκτρονικού προσκλητηρίου δεν χρειάζεται να διαφέρει σημαντικά από ένα έντυπο.
Η βασική διαφορά είναι ότι η αποστολή μπορεί να γίνει άμεσα, χωρίς να χρειάζεται εκτύπωση, φυσική παράδοση ή ταχυδρομική αποστολή.
Ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο γάμου μπορεί να σταλεί μέσω Viber, WhatsApp, Messenger, SMS ή email και οι καλεσμένοι μπορούν να ανοίξουν το προσωπικό link από το κινητό τους.
Μπορεί επίσης να συγκεντρώνει σε μία σελίδα την ημερομηνία, το Google Maps, το πρόγραμμα, το countdown και το RSVP.
Μπορούμε να στείλουμε το προσκλητήριο πολύ νωρίς;
Ναι, αλλά αυτό δεν είναι πάντα απαραίτητο.
Αν το προσκλητήριο σταλεί υπερβολικά νωρίς, υπάρχει πιθανότητα ορισμένες λεπτομέρειες να μην έχουν ακόμη οριστικοποιηθεί ή οι καλεσμένοι να μην μπορούν να επιβεβαιώσουν από τόσο νωρίς την παρουσία τους.
Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να είναι πιο πρακτικό να προηγηθεί ένα Save the Date και να ακολουθήσει αργότερα το πλήρες προσκλητήριο.
Τι γίνεται αν αλλάξει κάποια πληροφορία αφού σταλεί;
Στην έντυπη μορφή, μία αλλαγή μετά την εκτύπωση μπορεί να απαιτήσει ξεχωριστή ενημέρωση των καλεσμένων.
Σε μία online πρόσκληση, οι πληροφορίες μπορούν να ενημερωθούν και οι καλεσμένοι να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το ίδιο προσωπικό link.
Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν υπάρχουν μικρές αλλαγές στο πρόγραμμα, στην ώρα ή στις πληροφορίες πρόσβασης.
Πότε πρέπει να είναι έτοιμο το προσκλητήριο;
Ιδανικά, μην περιμένετε μέχρι την ημερομηνία που θέλετε να το στείλετε για να ξεκινήσετε τον σχεδιασμό.
Χρειάζεται να υπάρχει χρόνος για:
- συγκέντρωση των σωστών πληροφοριών
- επιλογή αισθητικής και design
- έλεγχο ονομάτων, ημερομηνιών και τοποθεσιών
- διορθώσεις
- τελικό έλεγχο πριν από την αποστολή
Αν πρόκειται για έντυπο προσκλητήριο, πρέπει επιπλέον να υπολογιστεί ο χρόνος παραγωγής και εκτύπωσης.
Τι πληροφορίες πρέπει να έχουν οριστικοποιηθεί πριν σταλεί;
Πριν αποστείλετε το επίσημο προσκλητήριο, ελέγξτε ότι είναι σωστές τουλάχιστον οι βασικές πληροφορίες:
- ονόματα ζευγαριού
- ημερομηνία γάμου
- ώρα τελετής
- εκκλησία ή χώρος τελετής
- χώρος δεξίωσης
- διευθύνσεις και τοποθεσίες
- στοιχεία RSVP
- τυχόν deadline επιβεβαίωσης
Τι γίνεται αν κάποιοι καλεσμένοι δεν απαντήσουν;
Ακόμη και όταν υπάρχει συγκεκριμένη ημερομηνία RSVP, είναι φυσιολογικό κάποιοι καλεσμένοι να καθυστερήσουν να απαντήσουν.
Μετά τη λήξη της προθεσμίας μπορείτε να επικοινωνήσετε προσωπικά με όσους δεν έχουν επιβεβαιώσει, ώστε να ολοκληρώσετε τη λίστα σας.
Μία οργανωμένη διαδικασία RSVP βοηθά να γνωρίζετε πιο εύκολα ποιοι έχουν ήδη απαντήσει και ποιοι όχι.
Έντυπο ή ηλεκτρονικό προσκλητήριο;
Ο χρόνος αποστολής δεν είναι το μόνο στοιχείο που διαφέρει ανάμεσα στις δύο μορφές.
Το έντυπο προσφέρει τη φυσική αίσθηση του χαρτιού, ενώ το ηλεκτρονικό μπορεί να προσφέρει άμεση αποστολή, Google Maps, RSVP και ενημερώσεις μέσα από ένα προσωπικό link.
Αν εξετάζετε τις δύο επιλογές, δείτε τον αναλυτικό οδηγό μας για ψηφιακό ή έντυπο προσκλητήριο γάμου.
Ένα απλό χρονοδιάγραμμα
Ένα ενδεικτικό πλάνο μπορεί να είναι:
- Αρκετούς μήνες πριν: Save the Date, εφόσον χρειάζεται
- 2–3 μήνες πριν: αποστολή του επίσημου προσκλητηρίου για έναν τυπικό γάμο
- Πριν από τον γάμο: ολοκλήρωση RSVP με αρκετό χρόνο για τις τελικές οργανωτικές ανάγκες
- Μετά το RSVP deadline: επικοινωνία με όσους δεν έχουν απαντήσει
Το χρονοδιάγραμμα μπορεί φυσικά να προσαρμοστεί στις ανάγκες του δικού σας γάμου.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο καιρό πριν δίνουμε προσκλητήρια γάμου;
Για πολλούς γάμους, περίπου 2 έως 3 μήνες πριν είναι μία πρακτική περίοδος. Αν όμως οι καλεσμένοι χρειάζεται να ταξιδέψουν ή να οργανώσουν διαμονή, είναι χρήσιμο να ενημερωθούν νωρίτερα.
Πότε στέλνουμε προσκλητήρια για γάμο σε νησί;
Οι καλεσμένοι που χρειάζονται ακτοπλοϊκά, αεροπορικά ή ξενοδοχείο καλό είναι να γνωρίζουν την ημερομηνία αρκετά νωρίς. Μπορεί να προηγηθεί Save the Date και αργότερα να σταλεί το πλήρες προσκλητήριο.
Πότε στέλνουμε ηλεκτρονικό προσκλητήριο;
Μπορεί να σταλεί στο ίδιο περίπου χρονικό διάστημα με ένα έντυπο προσκλητήριο, αλλά δεν απαιτεί χρόνο εκτύπωσης ή φυσικής παράδοσης.
Πότε πρέπει να ζητήσουμε RSVP;
Η προθεσμία πρέπει να βρίσκεται αρκετά πριν από τον γάμο ώστε να υπάρχει χρόνος για τις τελικές οργανωτικές αποφάσεις και την ενημέρωση των συνεργατών.
Χρειάζεται Save the Date;
Δεν είναι απαραίτητο για κάθε γάμο. Είναι όμως ιδιαίτερα χρήσιμο όταν οι καλεσμένοι χρειάζεται να οργανώσουν ταξίδι, διαμονή ή άδεια από την εργασία τους.
Συμπέρασμα
Το πότε στέλνουμε προσκλητήρια γάμου εξαρτάται κυρίως από το πόσο χρόνο χρειάζονται οι καλεσμένοι για να οργανωθούν.
Για έναν γάμο χωρίς ιδιαίτερες ταξιδιωτικές απαιτήσεις, η αποστολή περίπου 2–3 μήνες πριν αποτελεί μία πρακτική βάση. Όταν όμως υπάρχουν ταξίδια, νησιά ή καλεσμένοι από το εξωτερικό, η ενημέρωση καλό είναι να ξεκινά νωρίτερα.
Το σημαντικό είναι οι καλεσμένοι να έχουν έγκαιρα όλες τις πληροφορίες και εσείς να διαθέτετε αρκετό χρόνο για να συγκεντρώσετε τις επιβεβαιώσεις παρουσίας.
Θέλετε όλες οι πληροφορίες του γάμου και το RSVP να βρίσκονται σε ένα προσωπικό link;